Kryteria pozacenowe przy zakupie wyposażenia dla służb – co warto brać pod uwagę

Cena jest jednym z najbardziej oczywistych elementów porównywanych przy zakupie wyposażenia. Jest łatwa do zestawienia, bezpośrednio wpływa na budżet i przy większych zamówieniach nawet niewielka różnica w cenie jednostkowej może przełożyć się na znaczącą kwotę.

Mimo to, sama cena nie może być kryterium decydującym przy wyborze oporządzenia. Nie opisuje także cech produktu. Dwa rozwiązania o podobnym przeznaczeniu mogą różnić się funkcjonalnością, wygodą użytkowania, trwałością, powtarzalnością wykonania czy możliwościami obsługi po dostawie.

Dlatego kryteria pozacenowe przy zakupie wyposażenia dla służb zawsze warto rozpatrywać obok ceny i zastanowić się, które cechy produktów mają rzeczywiste znaczenie dla przyszłych użytkowników. Nie chodzi przy tym o tworzenie jak najdłuższej listy dodatkowych wymagań. Wartość mają przede wszystkim te kryteria, które odpowiadają charakterowi danego produktu i rzeczywistym potrzebom organizacji. W naszym artykule analizujemy wiele kryteriów, które warto wziąć pod uwagę - celowo pomijamy jedynie kwestie certyfikacji, jako wymogu obowiązkowego w przypadku wielu zamówień i nie podlegającego dyskusji.

​Czym są kryteria pozacenowe?

​Najprościej mówiąc, są to takie cechy produktu lub warunki realizacji, które pozwalają porównać dostępne rozwiązania nie tylko na podstawie kwoty zakupu. W zależności od rodzaju wyposażenia znaczenie mogą mieć między innymi:​

• funkcjonalność,
• właściwości użytkowe,
• ergonomia,
• trwałość,
• powtarzalność wykonania,
• warunki dostawy,
• termin realizacji,
• sposób obsługi po zakupie.

Z punktu widzenia osoby zamawiającej najważniejsze jest więc inne pytanie: które cechy rzeczywiście pozwalają odróżnić rozwiązanie lepiej odpowiadające potrzebom użytkowników od rozwiązania mniej odpowiedniego?​

Kryteria wyboru wyposażenia dla służb – dlaczego sama cena może być mniej miarodajnym kryterium?

Wyposażenie przeznaczone dla użytkowników profesjonalnych nie kończy swojej roli w momencie odbioru dostawy. Ma być wykorzystywane podczas wykonywania określonych zadań, często regularnie i w konkretnych warunkach. Produkt może więc spełniać podstawowe wymagania, a jednocześnie różnić się od konkurencyjnego rozwiązania pod względem codziennej użyteczności.

Znaczenie może mieć na przykład to, czy:

• wyposażenie odpowiada charakterowi wykonywanych zadań,
  
• jego funkcje są rzeczywiście potrzebne użytkownikowi,
• korzystanie z niego jest wygodne podczas dłuższej eksploatacji,
• jego trwałość jest odpowiednia do przewidywanych warunków użytkowania,
• kolejne dostarczane partie zachowują oczekiwaną powtarzalność,
• dostawa może zostać zrealizowana w wymaganym terminie,
• po zakupie dostępna jest odpowiednia obsługa produktu.

​Nie oznacza to, że kryterium ceny powinno być traktowane jako mniej ważne. Chodzi raczej o to, aby nie utożsamiać najniższej ceny z automatycznie najlepszym wyborem. Podobnie: wyższa cena sama w sobie nie jest dowodem wyższej jakości.

​Jak ocenić funkcjonalność wyposażenia?

Jednym z najważniejszych obszarów oceny wyposażenia jest jego funkcjonalność. Produkt powinien przede wszystkim odpowiadać zadaniu, do którego został przeznaczony. Dlatego już przed zakupem warto możliwie dokładnie określić, kto będzie z niego korzystał, w jakich sytuacjach oraz jakie czynności ma ułatwiać.​

Więcej funkcji nie zawsze oznacza lepszy produkt

Rozbudowany produkt może sprawiać wrażenie bardziej uniwersalnego, ale każda dodatkowa funkcja ma sens tylko wtedy, gdy odpowiada rzeczywistej potrzebie użytkownika.

W praktyce rozwiązanie prostsze, ale dobrze dopasowane do konkretnego zastosowania, może być bardziej użyteczne niż produkt wyposażony w wiele możliwości, które później pozostają niewykorzystywane. Dlatego podczas oceny warto oddzielić cechy faktycznie istotne (potrzebne) od tych, które jedynie podnoszą stopień złożoności produktu.

Warunki użytkowania mają znaczenie

Ta sama kategoria wyposażenia może być wykorzystywana przez różne grupy użytkowników i w różnych warunkach – w tym przypadku znaczenie mogą mieć między innymi:

• częstotliwość użytkowania,
  
• czas jednorazowego użytkowania,
• charakter wykonywanych zadań,
• sposób przenoszenia wyposażenia,
• konieczność współpracy z innymi elementami,
• zakres czynności wykonywanych przez użytkownika.

​Dlatego funkcjonalność warto rozpatrywać zawsze w odniesieniu do konkretnego zastosowania, a nie jako oderwany, abstrakcyjny zestaw cech produktu. (Warto dodać, że na etapie przygotowywania nowego rozwiązania pomocne może być również wcześniejsze doprecyzowanie, czy raczej: uporządkowanie potrzeb użytkowników i przełożenie ich na założenia projektu).​

​Ergonomia wyposażenia i wygoda użytkowania

Teoretycznie wyposażenie może jednocześnie być zgodne z podstawowymi wymaganiami, a mimo to różnić się wygodą codziennego wykorzystania. Ergonomia staje się szczególnie istotna przy produktach używanych przez wiele godzin. Nie chodzi wyłącznie o komfort rozumiany jako wygoda sama w sobie; jednakowe znaczenie ma tu możliwość sprawnego wykonywania podstawowych czynności.

Z perspektywy użytkownika warto zwrócić uwagę m.in. na następujące obszary:

• łatwość korzystania z produktu,
  
• dostęp do potrzebnych elementów wyposażenia,
• możliwość swobodnego wykonywania określonych czynności,
• utrzymanie takiej samej funkcjonalności podczas dłuższego użytkowania,
• dostosowanie produktu do charakteru pracy.

​Nie istnieje przy tym jedno rozwiązanie ergonomiczne odpowiednie dla każdego użytkownika i każdego zastosowania: innych cech może oczekiwać osoba korzystająca z wyposażenia okazjonalnie, a innych użytkownik, dla którego dane wyposażenie jest stałym elementem codziennie realizowanych działań czy też wykonywanych prac.​

​Powtarzalność wykonania – szczególnie ważna przy większych zamówieniach​

Przy zakupie jednej sztuki łatwo skoncentrować się na ocenie konkretnego egzemplarza. Jednak już przy zamówieniu obejmującym setki lub tysiące produktów perspektywa diametralnie się zmienia, a znaczenia nabiera powtarzalność wykonania.

Zamawiający oczekuje, że produkty dostarczone w ramach jednej partii będą odpowiadały określonym wymaganiom. Przy dostawach realizowanych cyklicznie podobne oczekiwanie dotyczy również kolejnych partii.

Powtarzalność ułatwia:

• zarządzanie wyposażeniem,
  
• jego wydawanie użytkownikom, 
• utrzymanie określonego poziomu funkcjonalności,
• ograniczenie problemów wynikających z różnic pomiędzy partiami,
• planowanie kolejnych dostaw.

​Dla organizacji zamawiającej istotne jest więc nie tylko to, jak prezentuje się pojedynczy produkt, lecz również czy wykonawca jest w stanie zachować wymagany poziom przy większej skali realizacji. W tym obszarze istotną rolę pełni odpowiednio zorganizowany proces kontroli jakości produktów, który pozwala weryfikować zgodność realizacji z przyjętymi wymaganiami.​

​Jakość wykonania z perspektywy zamawiającego

​Jakość jest pojęciem szerokim i może być rozumiana na wiele sposobów. Z punktu widzenia zamawiającego najważniejszy jest jednak efekt końcowy – produkt powinien bowiem:

• odpowiadać ustalonym wymaganiom,
  
• realizować zakładane funkcje,
• nadawać się do przewidywanego sposobu użytkowania,
• zachować oczekiwaną powtarzalność,
• nie wykazywać istotnych niezgodności.

​Nie trzeba przy tym analizować każdego elementu procesu produkcyjnego. Dla zamawiającego ważniejsze od znajomości sposobu wykonania poszczególnych operacji jest potwierdzenie, że dostarczony produkt odpowiada temu, czego oczekiwano. Takie podejście pozwala oceniać jakość z punktu widzenia rezultatu, zamiast przenosić na zamawiającego konieczność szczegółowego poznawania technologii produkcji.​

​Termin dostawy wyposażenia i warunki realizacji zamówienia

Dobrze wykonany produkt, który trafia do odbiorcy zbyt późno, może nie spełnić wszystkich potrzeb organizacji. Dlatego w określonych zamówieniach znaczenie ma nie tylko przedmiot dostawy, ale również sposób jej realizacji.​

Termin dostawy

Termin może być szczególnie istotny wtedy, gdy wyposażenie jest potrzebne przed określonym wydarzeniem, okresem szkoleniowym, rozpoczęciem działań albo planowanym wydaniem go konkretnej grupie użytkowników. W takim przypadku dostępność produktów w odpowiednim momencie ma praktyczne znaczenie.

Dostawa jednorazowa czy etapowa?

Nie każde zamówienie musi być realizowane w ten sam sposób. W zależności od skali i charakteru zapotrzebowania organizacja może potrzebować całej partii jednocześnie albo dostaw rozłożonych na określony okres.

Z punktu widzenia zamawiającego znaczenie ma więc również to, czy sposób realizacji odpowiada jego możliwościom magazynowym, harmonogramowi wydawania produktów oraz bieżącemu zapotrzebowaniu.

Przewidywalność kolejnych dostaw

Przy zakupach powtarzalnych ważna jest nie tylko pierwsza realizacja, ale również kolejne. Jeżeli wyposażenie jest regularnie uzupełniane, istotna staje się możliwość zachowania ciągłości dostaw oraz powtarzalności kolejnych partii.

​Obsługa po dostawie – co dzieje się po odebraniu wyposażenia?

​Relacja pomiędzy zamawiającym a wykonawcą nie zawsze kończy się wraz z odbiorem produktów. Przy wyposażeniu przeznaczonym do dłuższego użytkowania znaczenie może mieć także późniejsza obsługa.

Warto wiedzieć:

• jak wygląda kontakt po zakończeniu dostawy,
  
• w jaki sposób obsługiwane są zgłoszenia,
• czy istnieje możliwość dalszego serwisowania produktów,
• jakie działania są możliwe w przypadku stwierdzenia problemów podczas użytkowania,

​Nie oznacza to oczywiście, że każdy produkt powinien być naprawiany ani że serwis zawsze będzie korzystniejszy od wymiany. Chodzi bowiem przede wszystkim o świadomość, jakie możliwości istnieją po zakupie i czy odpowiadają one przewidywanemu sposobowi eksploatacji wyposażenia. W przypadku produktów, które mogą pozostawać w użytkowaniu przez dłuższy okres, dostępność serwisowania produktów może być jednym z elementów wpływających na ocenę całego rozwiązania.

Czy każde kryterium pozacenowe rzeczywiście daje wartość?

Nie. Samo dodanie większej liczby kryteriów nie sprawia automatycznie, że wybór będzie lepszy. Największą wartość mają te cechy, które pozwalają rzeczywiście rozróżnić oferowane rozwiązania i mają znaczenie dla późniejszego użytkowania. Przed uwzględnieniem konkretnego obszaru warto więc zadać kilka prostych pytań:

Ważne jest przede wszystkim to, aby sposób porównania był zrozumiały i pozwalał oceniać rozwiązania według tych samych założeń. Nie trzeba jednak tworzyć skomplikowanego systemu tylko dlatego, że istnieje możliwość zastosowania dodatkowych kryteriów. Czasami dobrze dobrane kryteria pozacenowe w zamówieniach - nawet jeśli jest ich kilka, ale są rzeczywiście istotne - będzie znacznie bardziej użytecznych niż długa lista parametrów o niewielkim znaczeniu praktycznym.

​Cena czy jakość? Nie chodzi o wybór jednego z dwóch

​Rozmowa o kryteriach pozacenowych może prowadzić do błędnego wniosku, że cena powinna zejść na dalszy plan. Tymczasem wcale nie o to chodzi – cena pozostaje bardzo ważnym elementem decyzji zakupowej, należy jednak zestawić ją z tymi właściwościami produktu i warunkami realizacji, które mają znaczenie dla organizacji oraz przyszłych użytkowników:​

• niższa cena nie oznacza automatycznie niższej jakości,
  
• wyższa cena nie gwarantuje automatycznie lepszego produktu,
• większa liczba funkcji nie musi oznaczać większej użyteczności,
• najwyższe możliwe parametry nie zawsze odpowiadają rzeczywistym potrzebom,
• rozwiązanie warto oceniać w kontekście jego faktycznego zastosowania.

​Najczęściej zadawane pytania

Czy kryteria pozacenowe oznaczają, że cena przestaje mieć znaczenie?

Nie. Cena nadal jest istotnym elementem decyzji. Kryteria pozacenowe pozwalają natomiast spojrzeć również na cechy produktu i realizacji, których nie można ocenić wyłącznie na podstawie ceny.

Jakie kryteria pozacenowe przy zakupie wyposażenia warto uwzględnić?

Zależy to od rodzaju produktu i sposobu jego użytkowania. Znaczenie mogą mieć między innymi funkcjonalność, ergonomia, trwałość, powtarzalność wykonania, termin realizacji oraz możliwości obsługi po dostawie.

Czy większa liczba kryteriów oznacza lepszy wybór?

Nie. Znacznie ważniejsze jest to, czy dane kryterium odpowiada rzeczywistym potrzebom użytkowników i pozwala sensownie porównać dostępne rozwiązania.

Czy termin dostawy może mieć znaczenie przy wyborze wyposażenia?

Tak, jeżeli dostępność produktu w określonym czasie ma znaczenie dla organizacji. Dotyczy to szczególnie sytuacji, w których wyposażenie musi zostać wydane użytkownikom zgodnie z określonym harmonogramem.

Dlaczego powtarzalność wykonania ma znaczenie przy większych zamówieniach?

Ponieważ zamawiający oczekuje określonego poziomu nie tylko od pojedynczego egzemplarza, ale również od całej partii oraz – w przypadku zakupów cyklicznych – kolejnych dostaw.

Czy obsługa posprzedażowa wyposażenia może być istotnym elementem zakupu?

Tak. Przy wyposażeniu użytkowanym przez dłuższy czas możliwość kontaktu z wykonawcą, obsługi zgłoszeń czy serwisowania może mieć praktyczne znaczenie dla organizacji.

Podsumowanie – co warto brać pod uwagę poza ceną?

Cena daje prostą odpowiedź na pytanie, ile organizacja zapłaci za zakup wyposażenia, ale nie jest i nie może być jedynym kryterium wyboru. Dobre kryteria pozacenowe przy zakupie wyposażenia powinny wynikać przede wszystkim z rzeczywistych potrzeb użytkowników oraz charakteru produktów, które mają zostać dostarczone.

Najbardziej wartościowe są więc nie kryteria najbardziej rozbudowane, ale te, które pomagają odpowiedzieć na proste pytanie: które rozwiązanie najlepiej odpowiada temu, w jaki sposób wyposażenie będzie rzeczywiście wykorzystywane?